Poslovni sastanak

Poslovni sastanci su neizbježna činjenica korporativnog života. Annenberg School of Communications u UCLA i Sveučilište u Minnesoti Obuka za razvoj i razvoj Centar za istraživanje utvrdili su da poslovni rukovoditelji troše do pola svog radnog vremena na sastancima. Morate koristiti odgovarajuću poslovnu etiketu prilikom zahtjeva sastanka kako bi ti rukovoditelji i ostali suradnici najbolje iskoristili svoje ograničeno vrijeme.

Video dana

Priprema

Pripremite se za sastanak prije slanja zahtjeva potencijalnim sudionicima. Izradite detaljan plan koji navodi cilj i predmete koji će biti obuhvaćeni, uključujući i sve akcije. Navedite sve ostalo što će biti potrebno od sudionika. To će vam pomoći da suzite svoj popis zahtjeva odgovarajućim pozvanicima umjesto da pozovete previše ljudi.

Vremenski okvir

Navedite čvrste vremenske okvire za sastanak i dajte svoju obvezu da će se započeti i završiti u trenutku kada izvršite svoj zahtjev. To će potaknuti pozvane osobe s zauzetim rasporedom da pristanu na dolazak. Oni će moći zakazati još jedan događaj odmah nakon sastanka i biti sigurni da će doći do njega. Zaključavanje sastanaka kasno i kretanje tijekom vremena je loša etiketa i nepoštivanje ljudi za koje ste zatražili sudjelovanje.

Zahtjevi

Pošaljite svoje zahtjeve za sastanak potencijalnim sudionicima. Koristite format koji je vaša tvrtka preferirala. Na primjer, ako imate standardni kalendar ili softver za raspoređivanje, upotrijebite je za slanje pozivnica. Zamolite primatelje da odgovore hoće li ili neće moći prisustvovati i uključiti datum "molimo odgovorite". To će vam javiti da je vaša pozivnica primljena i pročitana.

Follow-up

Pratite telefonski poziv ako bilo koji od pozvanika ne odgovori do određenog datuma. Zadržite poziv jednostavno. Pitajte je li osoba primila vaš zahtjev za sastanak i objasnila da niste dobili odgovor. Potvrdite hoće li sudjelovati. Normalno netko tko ne odgovara ne planira ići na sastanak, ali to bi trebalo pojasniti u slučaju da je jednostavno zaboravio odgovoriti.

Upozorenje

Obavijestite potvrđene sudionike što je prije moguće ako morate otkazati sastanak iz bilo kojeg razloga ili promijeniti dan, vrijeme ili mjesto. Emergencies se pojavljuju, a prioriteti i dogovori se mijenjaju, ali je loša etiketa da sazna sastanak u posljednjoj minuti ili napravite promjenu koja utječe na sudionike. Drugi će vjerojatnije odbiti buduće zahtjeve za sastanke ako ne poštujete svoje vrijeme tako što ćete ih odmah javiti o promjenama ili otkazima.